Les réunions de Conseil d'administration ou de bureau

Élément important dans la vie d'un club, le Conseil d'Administration de l'association à pour but de développer et de consolider les actions entreprises, et de veiller de manière générale à ce que tout se passe bien. 

Mais il n'est pas chose facile d'être efficace avec des personnes qui viennent sur leur temps libre, en tant que bénévole. Il y a donc quelques règles à respecter afin que ces réunions soient pertinentes. 

Tout d'abord, il n'est pas nécéssaire de convoquer tous le monde en fonction des sujets à traités. Par exemple, il n'est pas nécéssaire de convoquer la commission arbitrage pour la vente de brioche du samedi matin. 

Ensuite, il est indispensable de faire un ordre du jour! C'est à dire, lister distinctement tout ce que l'on veut traiter lors de la réunion. Cela vous permettra de ne rien oublier, de ne pas vous écartez du thème initiale. Ne demandez pas forcément à tout le monde de remplir l'ordre du jour car souvent, les réunions seront interminables, mais prévoyez bien un temps pour que chacun puisse s'exprimer. Par exemple, un point 'divers' dans l'ordre du jour. Attention à ne pas vouloir mettre trop de points car souvent le temps est limité. Essayez de bien évaluer le temps pour chaque point afin de ne pas finir trop tard.

Chose pas facile, vous devrez installer un cadre de réunion sans être autoritaire pour ne pas heurter la sensibilité des autres participants. Souvent, les membres contents de se retrouver, risquent de discuter d'autres choses et s'il n'y a pas une personne pour rappeler que l'on s'écarte du sujet, on finit souvent très tard sans avoir rien pût traiter.

À la fin de la réunion, profitez en pour planifier la prochaine réunion. Cela vous évitera un nombre de mails ou d'appels importants, les personnes injoignables, les problèmes d'emplois du temps. Pensez aussi, si le local ne vous appartient pas, de faire la réservation de la salle auprès des personnes responsables. 

Pour finir, et c'est peut être le plus important dans une association, profitez de ce temps de réunion pour renforcer les liens entre les membres du CA. Plus les participants prendront plaisir à venir, plus vous aurez des bénévoles. Un petit coup à boire, des chips, des cacahuète, il ne faut pas grand chose pour passer une bonne soirée !